Để tạo tài khoản hạch toán ta vào Financials/Chart of Accounts để thêm mới một tài khoản:
Sau khi chọn như hướng dẫn, hệ thống sẽ hiển thị ra cửa sổ sau:
Giới thiệu tổng quát:
Màn hình Chart of Accounts có 8 ngăn, đó là: Assets, Liabilities, Equity, Revenues, Cost of Sales, Expenses, Financing, Other Revenues and Expenses đây là các title account (level 1) Assets, Liabilities, Equity: Loại tài khoản thuộc nhóm này sẽ hiển thị lên bảng cân đối kế toán (Balance sheet) Revenues, Cost of Sales, Expenses, Financing, Other Revenues and Expenses: Loại tài khoản thuộc nhóm này sẽ hiển thị lên báo cáo lãi lỗ ( Profit and Loss)Khi tạo tài khoản có 3 level mà người dùng có thể chọn, ngoại trừ level 1 là mặc định của các drawer.Thông thường level 1,2,3, là các title account và level 4 là active account.Những tài khoản có màu xanh dương là title account, xanh lá cây là control account, màu đen là các active account còn lại không phải là control account.
Đang xem: Chart of accounts là gì, Định nghĩa và giải thích Ý nghĩa
Người dùng nhấn vào biểu tượng Add
G/L Account: Nhập vào tài khoản và Segment cho tài khoản được tạo nếu cóName: Tên tài khoản
G/L Account Detail
Title: Chọn nếu tài khoản này là loại title Account, không tham gia hạch toán. Hỗ trợ người dùng trong việc gom nhóm để xuất ra các báo cáo liên quanActive Account: Đây là loại tài khoản tham gia hạch toánExtenal Code: Nhập vào tài khoản reference. Được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp là công ty con cần xuất báo cáo phải quy đổi sang tài khoản công ty mẹ sử dụng khi gửi báo cáo về tập đoàn. Trong trường hợp này, đây là tài khoản quy đổi tương ứng với tài khoản của công ty mẹ.Currency: Nhập loại tiền hạch toán của tài khoản. Người dùng có thể chỉ định một loại tiền cụ thể với tài khoản này hoặc chọn tất cả các loại ngoại tệ đều có thể sử dụng tài khoản để hạch toán.
Xem thêm: Subpoena Là Gì ? Trát Hầu Tòa Là Gì
G/L Account Properties:
Account Type: Có 3 loại Account type, tùy theo tài khoản thuộc loại nào để người dùng chọn acount type tương ứng. Control Account: Chọn nếu đây là loại tài khoản liên quan đến công nợ (phải thu, phải trả)Cash Account: Chọn nếu đây là loại tài khoản tiền ( Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển)Reval. currency: Chọn nếu đây là tài khoản có gốc ngoại tệ, cần được đánh giá lại vào cuối năm
Sau khi hoàn thành khai báo cơ bản trên nhấn Add để tạo tài khoản mới.
Bên cạnh những thông tin cơ bản như trên, người dùng có thể sử dụng Account Details để thiết lập thông tin chi tiết cho tài khoản.
Nhấn trong màn hình Chart of Account để khai báo thông tin chi tiết, hệ thống sẽ hiển thị ra cửa sổ sau:
Active: Hệ thống mặc định tài khoản là active account, tại đây người dùng có thể chọn khoảng thời gian active cụ thể của tài khoản và ghi chú thêm tại remarks Inactive: Chọn để ngăn không cho sử dụng tài khoản này hạch toán nghiệp vụ Advanced: Chọn để Active, Inactive tài khoản trong một khoảng thời gian cụ thể