Những năm gần đây, cụm từ Virtual Office không còn lạ lẫm với người dân nước ta. Thế nhưng ít ai hiểu rõ Virtual Office là gì và mục đích để dùng văn phòng ảo là gì. Do đó bài viết dưới đây Office168 sẽ chia sẻ kinh nghiệm thuê Virtual Office nhằm mang tới cho tất cả mọi người một số nhận xét chân thực, khách quan và một số kiến thức giúp lợi ích cho nhiều công ty.
Đang xem: Văn phòng Ảo ( virtual office là gì, virtual office” hay physical office”
Virtual Office
Văn phòng ảo trong tiếng Anh là Virtual Office. Theo Ralph Gregory cho biết rằng: ông thấy việc mở thêm một chi nhánh văn phòng là vấn đề thực sự khó khăn ở các quốc gia rộng lớn ở châu u và Bắc Mỹ vì thế ông đã đưa ra ý tưởng về giải pháp virtual office bằng cách cho thuê một địa chỉ để đăng ký kinh doanh cùng giải pháp chuyển hướng cuộc gọi. Văn phòng ảo cung cấp cho một số công ty một địa chỉ thật và các dịch vụ có liên quan đến văn phòng mà không cần thuê nhân viên hành chính hoặc phải thuê một địa điểm trong dài hạn. Với một văn phòng ảo, nhân viên doanh nghiệp có thể làm việc từ bất kỳ ở đâu nhưng vẫn có địa chỉ email, dịch vụ trả lời điện thoại, phòng họp và họp trực tuyến.
Văn phòng ảo hoạt động như một công ty để phục vụ khách hàng tuy nhiên không tồn tại tại một vị trí cố định. Văn phòng ảo đặc biệt phổ biến với các doanh nghiệp mới thành lập và doanh nghiệp nhỏ muốn giảm thiểu kinh phí hoạt động. Sự xuất hiện của những phần mềm và dịch vụ văn phòng dựa trên web, như họp trực tuyến, đã giúp thúc đẩy sự phát triển của các văn phòng ảo.
Virtual Office cũng có thể giúp tăng năng suất, bởi vì nhiều dịch vụ của Virtual Office giải phóng nhân viên khỏi các nhiệm vụ hành chính, cũng như không mất thời gian di chuyển. Nhân viên có thể làm việc tại nơi đâu thuận lợi nhất và đơn vị có thể thuê những nhân viên khác sống ngoài địa phương.
Thế mạnh và nhược điểm của Virtual Office
Ưu điểm của văn phòng ảo
Có hai điểm hấp dẫn chính đối với một văn phòng ảo. Thứ nhất, ngân sách duy trì một Virtual Office ít hơn nhiều so với một văn phòng truyền thống, vì văn phòng ảo không mất kinh phí vệ sinh và bảo trì.
Xem thêm: Khái Niệm, Bản Chất Chi Phí Sản Xuất Là Gì ? Phân Loại Và Ý Nghĩa
Một văn phòng ảo cũng có thể được thuê theo từng tháng, nên Virtual Office mang lại tính linh động cao hơn trong trường hợp việc làm ăn của người sử dụng thay đổi (không phải chờ hợp đồng thuê hết hạn hay nảy sinh kinh phí bồi thường chấm dứt hợp đồng trước khi hết hạn).
Thứ hai, một văn phòng ảo có thể cung cấp địa chỉ email, trả lời điện thoại và dịch vụ họp trực tuyến. Vì thế, một đơn vị nhỏ có thể tỏ ra là có quy mô lớn hơn thực tế. Văn phòng ảo cũng có thể cung cấp một hay nhiều địa chỉ vật lý thực tế để người dùng gặp gỡ khách hàng.
Nhược điểm của Virtual Office
Một số dịch vụ của Virtual Office có thể yêu cầu phải lập kế hoạch trước. Ví dụ, nhiều gói thuê văn phòng ảo chỉ đi kèm với việc sử dụng hạn chế các phòng họp thực tế hoặc dịch vụ hội nghị trực tuyến bị giới hạn.
Virtual Office cũng có thể bị hạn chế truy cập vào ban đêm và ngày nghỉ. Người dùng có thể thấy đây là sự thiếu linh hoạt và không thuận tiện. Văn phòng ảo cũng có khả năng gây không để ý cho nhân viên khi làm việc tại nhà, một số người có thể không làm việc hiệu quả khi làm việc trong môi trường Virtual Office.
Xem thêm: Tìm Hiểu Về Thị Kính Là Gì ? Thị Thị Kính Có Tác Dụng Gì
Các bí quyết mà những đơn vị trước đó đã trải nghiệm cho ta thấy Virtual Office quả thật là một phương án tối ưu để tiết kiệm ngân sách thuê văn phòng cho mọi người. Hãy ngay lập tức thuê một văn phòng ảo để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình ngày càng phát triển nhé. Văn phòng cho thuê Office168 – trụ sở văn phòng ảo đặt tại Tòa nhà168 Số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP.HCM chúc các bạn thành công.