Trong lĩnh vực tài chính kinh doanh, nhiều bạn vẫn thường thắc mắc về khái niệm PO là gì? Purchase order là gì? Bài viết này sẽ giải đáp cho các bạn về những thắc mắc đó.
Đang xem: Số po là gì, có Ý nghĩa thế nào trong xuất nhập khẩu purchase order
Purchase order (PO) và Invoice là tài liệu mà gần như mọi bộ phận tài chính giao dịch và xử lý hàng ngày. Vậy chính xác PO là gì? Purchase order là gì? PO khác gì với Invoice (hay còn gọi là hóa đơn trong doanh nghiệp). Tại sao chúng là một phần quan trọng của quy trình tài chính trong doanh nghiệp? Tất cả sẽ được Marketing AI giải đáp trong bài viết dưới đây.
Mục Lục:
5 Hóa đơn (invoice) là gì? Đơn đặt hàng khác gì với hóa đơn trong doanh nghiệp?6 Tham khảo thêm một vài khái niệm khác về PO có thể bạn chưa biết:
PO là gì? Purchase order là gì?
PO là viết tắt của cụm từ Tiếng Anh là Purchase order – có nghĩa là đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng (PO) là xác nhận chính thức của đơn hàng. Đó là một tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến một nhà cung cấp để ủy quyền cho phép mua hàng. Ngoài ra đơn đặt hàng (PO) có thể là một phần quan trọng của đơn đặt hàng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
Mẫu PO là gì? – Mẫu đơn đặt hàng – Mẫu Purchase order là gì? (Ảnh: Purchase Control)
Tác dụng của PO
PO được xem là tài liệu và được sử dụng để kiểm tra các vấn đề liên quan tới đươn hàng theo thời hạn và chất lượng dịch vụ trong các giao dịch. Ví dụ, hợp đồng sau khi đã được cả 2 bên ký kết thì PO sẽ bao gồm số lượng, giá cả, điều khoản, thanh toán và nhiều điều kiện khác.
Mục đích của tạo PO là tìm các dịch vụ và vật phẩm để các giao dịch hàng ngày thuận tiện hơn. Trong quá trình giao dịch rất có thể sẽ có những rủi ro, sử dụng PO sẽ có ưu điểm sau:
Người mua từ chối trả tiền cho sản phẩm, dịch vụ thì người bán sẽ được bảo vệGiúp quản lý chi tiêu tốt hơnGiúp người mua truyền lại mong muốn cho người bán
Hơn nữa, hiện nay các doanh nghiệp thường tin tưởng và sử dụng PO vì:
PO giúp người mua truyền đạt ý định, lựa chọn cho người bánNgười bán sẽ được bảo vệ nếu người mua không thanh toán cho sản phẩm, dịch vụGiúp quản lý yêu cầu đặt hàng và chi phí đặt hàngGiúp hợp lý hóa quy trình mua hàng theo quy trình chuẩn
Các tổ chức tài chính có thể cung cấp các hỗ trợ tài chính theo PO. Rất nhiều cơ sở về tài chính, thương mại chủ yếu được cung cấp thông qua các đơn hàng thường xuyên được sử dụng bởi các nhà thầu như:
Đóng trước hạn tín dụngGia hạn tín dụngThương mại uy tínGia hạn tín dụng trên hóa đơn cũXác nhận lệnh tiện ích
Ứng dụng của PO hiện nay là gì
PO có thể ứng dụng trong rất nhiều trng các lĩnh vực, tuy nhiên dưới đây là những ứng dụng phổ biến đó là:
Tìm kiếm hàng hóa trong tiêu dùng hàng ngày cũng như trên thị trường chứng khoán (cổ phiếu)Tìm kiếm dịch vụ, tiện íchYêu cầu người dùng sử dụng sản phẩm nhập khẩu (Dùng trong doanh nghiệp tư nhân)Tìm kiếm sản phẩm có rõ nguồn gốc xuất xứ và sản xuất trong nướcTìm kiếm các sản phẩm lĩnh vực khác có nguồn gốc từ thiên nhiên và sản xuất trong nướcTối ưu hóa việc mua hàng của khách hàng
Những lý do khiến các doanh nghiệp sử dụng PO (Purchase order) là gì?
Đến đây chắc hẳn bạn đã hiểu được PO là gì? rồi đúng không. Cho dù quy mô của doanh nghiệp có nhỏ hay là một tổ chức lớn với bộ phận mua hàng đầy đủ, các đơn đặt hàng được sử dụng vì nhiều lý do:
Đặt kỳ vọng rõ ràng: PO cho phép người mua làm rõ nhu cầu của họ cho các nhà cung cấp. Cả hai bên có thể sử dụng chúng trong trường hợp đơn đặt hàng không được giao như mong đợi.Giúp quản lý đơn hàng: PO cung cấp cho nhóm mua sắm, tài chính và vận hành tài liệu chính thức về việc giao hàng đang đến hay chờ xử lý, cho phép họ theo dõi và quản lý đơn hàng hiệu quả hơn.Giúp lập ngân sách: Khi một đơn đặt hàng được tạo, người mua có thể tính các chi phí này vào ngân sách của công ty và do đó, chi tiêu khôn ngoan hơn.Mang tính ràng buộc về mặt pháp lý: Trong trường hợp không có hợp đồng chính thức, PO có thể đóng vai trò là tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý, nhưng chỉ sau khi được nhà cung cấp chấp nhận.
Xem thêm: Chiều Rộng Lộ Giới Là Gì ? Cách Xác Định Lộ Giới Cho Lô Đất Lộ Giới Là Gì Và Cách Xác Định Lộ Giới
Chúng là một phần quan trọng của con đường kiểm toán: Kiểm toán viên luôn tìm kiếm sự khác biệt về tài chính để doanh nghiệp cần sửa đổi. Do đó việc phát hành, xử lý và ghi đơn đặt hàng đảm bảo doanh nghiệp chi tiêu đúng đắn và hợp lý để các kiểm toán viên không thể bắt bẻ được.
Những lợi ích trên được hướng đến người mua, nhưng đơn đặt hàng cũng là tài liệu quan trọng cho các nhà cung cấp. Các nhà cung cấp sử dụng chúng để thực hiện đơn hàng và xử lý thanh toán dễ dàng và thuận tiện hơn nhiều.
Invoice là gì? Điểm giống và khác nhau giữa invoice và Purchase order – PO là gì? (Ảnh: Purchase Control)
Điểm giống nhau giữa hóa đơn và đơn đặt hàng (PO) là gì?
Cả hai tài liệu đều là hợp đồng ràng buộc pháp lý. Điều này có nghĩa là thỏa thuận đã được thực hiện bởi cả người mua và nhà cung cấp, và các hành động mà họ đưa ra trong cả hai tài liệu đều là bắt buộc.
Ngoài ra, cả PO (Purchase order) và hóa đơn đều bao gồm chi tiết đơn hàng, thông tin gửi thư và giá cả. Hóa đơn cũng bao gồm số hóa đơn, thông tin liên hệ của nhà cung cấp, điều chỉnh thanh toán (tín dụng hoặc giảm giá), lịch thanh toán và tổng số tiền do nhà cung cấp. Số PO cũng thường được đưa vào hóa đơn làm tài liệu tham khảo.
Điểm khác nhau giữa hóa đơn và đơn đặt hàng (PO) là gì?
Đơn đặt hàng được người mua chuẩn bị khi họ đặt hàng hoặc dịch vụ, trong khi hóa đơn được tạo bởi người bán để yêu cầu thanh toán cho hàng hóa được bán.Đơn đặt hàng được gửi cho người bán, trong khi hóa đơn được gửi cho người mua.Đơn đặt hàng liệt kê chi tiết đơn hàng và ngày giao hàng của đơn hàng, trong khi hóa đơn bao gồm giá của đơn hàng, điều khoản và điều kiện thanh toán và ngày đến hạn thanh toán.Đơn đặt hàng được tạo khi khách hàng đặt hàng, trong khi hóa đơn được tạo sau khi đơn hàng hoàn tất.Một đơn đặt hàng nêu rõ chi tiết hợp đồng mua bán, trong khi hóa đơn để xác nhận việc bán hàng.
Tham khảo thêm một vài khái niệm khác về PO có thể bạn chưa biết:
Bên cạnh khái niệm Purchase order – PO là gì đã được chia sẻ ở các phần trên thì trong một số trường hợp, PO còn có một số nghĩa như sau:
PO trong bưu chính viễn thông
PO có nghĩa là Bưu điện, nơi sẽ diễn ra các cuộc giao dịch như tiếp nhận hay vận chuyển hàng hoá, thư từ.
PO trong thanh toán
PO hay Payoneer trong lĩnh vực thanh toán là loại thẻ cho phép người dùng có thể rút tiền từ tài khoản Paypal. Công ty Payonee cung cấp các dịch vụ ghi nợ, thanh toán, chuyển tiền đa quốc gia, giao dịch thương mại điện tử, thanh toán trực tuyến,…
PO trong vận tải
PO ở đây cũng là đơn đặt hàng, nhưng nó là hình thức theo hợp đồng mua bán và nó có đặc điểm chính
Giá trị lớnLà giao dịch đầu tiên và không có nhiều thông tin về đối tácKhông có sự tin tưởng của doanh nghiệpCó quan hệ với đấu giá vận chuyểnGiao dịch chuỗi (liên kết với nhà cung cấp và giao dịch dài hạn)
Tuỳ theo từng trường hợp mà PO được hiểu theo ý nghĩa khác nhau, tuy nhiên thông thường phổ biến nhất PO hay Purchase order vẫn được hiểu là đơn đặt hàng.
Xem thêm: Bệnh Viện Đa Khoa Quốc Tế Vinmec Là Gì, Tập Đoàn Vingroup
Kết luận:
Như vậy trên đây là chia sẻ giúp bạn hiểu được PO là gì? Purchase order là gì? Cũng như sự khác và giống nhau giữa Hóa đơn và đơn đặt hàng đây là một phần quan trọng trong quy trình bán hàng, mua hàng của công ty. Hiểu vai trò của hóa đơn và đơn đặt hàng mua là rất quan trọng đối với bất kỳ cá nhân tham gia mua hàng hóa hoặc dịch vụ thay mặt cho một tổ chức. Sự khác biệt chính giữa đơn đặt hàng và hóa đơn là đơn đặt hàng được gửi từ người mua đến nhà cung cấp để đặt hàng trong khi hóa đơn được gửi từ nhà cung cấp đến người mua để yêu cầu thanh toán đơn hàng.