Quy trình sản xuất của công ty đang xuất hiện nhiều sản phẩm bị lỗi hỏng, vì vậy bạn muốn cải tiến nó. Câu hỏi đặt ra là: Cần làm gì để nâng cao chất lượng sản phẩm?
Một trong những giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn – chính là là tăng cường nguồn lực vào việc kiểm tra chất lượng tại các khâu của quy trình. Nhưng liệu cách làm này có giải quyết được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề hay chỉ làm tăng chi phí?
1. Bản đồ chuỗi giá trị VSM là gì?
Một phương pháp hữu hiệu để cải tiến các quy trình chính là sử dụng bản đồ chuỗi giá trị VSM (Value Stream Mapping).
VSM là một công cụ trong mô hình quản trị tinh gọn (lean), có nguồn gốc từ tập đoàn Toyota, nơi nó được gọi là “Bản đồ luồng vật liệu và thông tin”.
Đang xem: Sơ Đồ value stream map ( vsm là gì, value stream mapping
Hiện nay, VSM đang được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp (trên toàn thế giới) như một phương pháp để cải tiến các quy trình nhằm loại bỏ lãng phí, tăng năng suất và nâng cao chất lượng.
Ý tưởng cốt lõi đằng sau Bản đồ chuỗi giá trị VSM là:
Sản phẩm/dịch vụ sẽ đạt chất lượng, nếu quy trình đúng.Để có quy trình đúng, bạn phải hiểu được chuỗi các hoạt động cung cấp giá trị cho khách hàng.
VSM xem xét toàn bộ quá trình, từ đầu cho tới khi kết thúc. Nó giúp bạn lập bản đồ trực quan để nhìn xem làm thế nào mà thông tin và tài liệu đi qua tất cả các hoạt động – từ thời điểm khách hàng đặt hàng tới thời điểm sản phẩm/dịch vụ được cung cấp:
Bắt đầu là với nhu cầu của khách hàng, nơi mà bản đồ cho thấy làm thế nào và khi nào thông tin đặt hàng được ghi nhận. Kết thúc là khi sản phẩm/dịch vụ được giao cho khách hàng.
Bằng cách xem xét quy trình từ lúc bắt đầu (nhận đơn đặt hàng hoặc dự báo) tới khi kết thúc (lưu kho hoặc phân phối sản phẩm), bạn có thể:
Xác định rõ bước nào trong quy trình không tạo ra giá trị cho khách hàng, hoặc Nơi nào có nút thắt cổ chai và do đó, bạn có thể loại bỏ sai sót.
Bản đồ chuỗi giá trị đầu tiên của bạn sẽ là cơ sở cho các sáng kiến cải tiến nhằm loại bỏ các hoạt động không có giá trị và gây lãng phí.
Lưu ý:
Ngược lại, VSM xem xét làm thế nào sản phẩm được tạo ra – và đảm bảo mỗi bước trong quy trình đều tạo ra giá trị cho khách hàng.2. Cách lập Bản đồ chuỗi giá trị VSM
Mục tiêu của Bản đồ chuối giá trị là tạo ra một hình ảnh về cách mà nguyên vật liệu, thiết kế hoặc đơn hàng… đi qua dòng chảy giá trị – từ các yếu tố đầu vào cho đến khi trở thành sản phẩm/dịch vụ cuối cùng tới tay khách hàng.
Lưu ý:
Lập bản đồ chuỗi giá trị áp dụng tốt nhất với các quy trình được chuẩn hóa. Nó bị hạn chế khi quy trình liên tục thay đổi hoặc sản phẩm/dịch vụ có thể thay đổi với từng khách hàng hoặc dự án.
Bạn hãy thực hiện các bước dưới đây để lập Bản đồ chuỗi giá trị VSM:
Bước 1: Xác định Sản phẩm hoặc Dịch vụ để lập bản đồ VSM
Chọn một quá trình của một sản phẩm/dịch vụ mà bạn muốn cải tiến. Điều quan trọng ở đây là xác định phạm vi (điểm bắt đầu và điểm kết thúc) để bạn có thể vẽ sơ đồ từ đầu này sang đầu kia, từ đó nhìn thấy được điểm tắc nghẽn và các bước không tạo ra giá trị (lãng phí).
Ví dụ xác định phạm vi:
Nếu lợi nhuận bình quân trên một đơn hàng đang sụt giảm, thì bạn nên cải tiến toàn bộ quá trình xử lý đơn hàng. Còn nếu số lượng đơn đặt hàng đang sụt giảm, thì bạn chỉ cần cải tiến quy trình bán hàng.
Bước 2: Vẽ bản đồ chuỗi giá trị VSM hiện tại
Để giúp bạn lập bản đồ, hãy tập hợp một nhóm người đại diện cho các bên liên quan trong quy trình. Điều quan trọng là cần có những người làm việc trực tiếp, chứ không chỉ là các nhà quản lý, lãnh đạo đội nhóm – nếu không bạn sẽ tạo ra một VSM cho thấy điều gì sẽ xảy ra, thay vì điều thực sự xảy ra.
Động não xem những ai nên tham gia, cả nội bộ lẫn bên ngoài?
Sau đó, bạn tiến hành quan sát và thu thập dữ liệu để hoàn thành sơ đồ:
Hoạt động nào thực sự cần thiết để đáp ứng nhu cầu khách hàng; và Các nhiệm vụ trong quá trình sản xuất và cung cấp sản phẩm/dịch vụ là gì?
Viết ra tất cả nhiệm vụ, càng nhiều càng tốt và nên bao gồm thời gian, chi phí thực hiện cho mỗi nhiệm vụ. Kể cả các khoảng thời gian phải chờ đợi giữa các nhiệm vụ. Từ đó xây dựng một bức tranh về hiệu suất trung bình cho toàn bộ quá trình.
Dưới đây là một ví dụ về những công việc liên quan đến việc xử lý đơn hàng:
Nhập đơn hàngLiên lạc với nhà cung cấp.Kiểm tra hàng tồn kho.Chọn hàng.Đóng gói.Chuyển hàng
Sau đó sắp xếp các nhiệm vụ theo quy trình (có số liệu về thời gian thực hiện và thời gian chờ) vào bản đồ:
Lưu ý:
Có nhiều phần mềm chuyên dụng để lập bản đồ VSM, bạn có thể sử dụng chúng hoặc không, điều quan trọng là vẽ sơ đồ một cách rõ ràng và đảm bảo mọi người hiểu rõ những ký hiệu mà bạn sử dụng.
Bước 3: Đánh giá Chuỗi giá trị hiện tại
Trong bước này, bạn phân tích xem liệu mỗi hoạt động trong quá trình này có tạo ra giá trị gia tăng hay không? Đây là nơi bạn có thể tìm kiếm cơ hội để cải thiện:
“Giá trị gia tăng” là gì? Hoạt động gia tăng giá trị là hoạt động làm thay đổi một mặt hàng và làm cho nó có giá trị hơn với khách hàng.
Tại mỗi điểm trên sơ đồ, hãy đặt câu hỏi thảo luận: “Hoạt động này có làm tăng giá trị?”Xác định các điểm có giá trị gia tăng.Xác định các điểm không có giá trị gia tăng (ví dụ: nơi lưu trữ tài liệu, giấy tờ dư thừa hoặc nơi có thời gian giao hàng quá dài).Xác định những điểm không có giá trị gia tăng nhưng cần thiết (ví dụ như các hoạt động để đáp ứng các yêu cầu về quy định và bảo đảm an toàn cho người lao động).
Bước 4: Vẽ bản đồ chuỗi giá trị VSM tương lai (mong muốn)
Tạo bản đồ mà bạn muốn cải thiện quy trình trong tương lai. Quá trình hoạt động sẽ thế nào sau khi bạn loại bỏ yếu tố lãng phí mà bạn đã xác định trong bước trước? Thực hiện theo các mẹo sau:
Đối thủ sẽ làm gì để tinh giản nhất;Nếu bắt đầu kinh doanh ngày hôm nay, với số vốn không giới hạn, bạn sẽ làm như thế nào?Tìm kiếm các hoạt động tương tự nhau và xem liệu có cách nào để nhóm chúng lại?Xác định nút thắt cổ chai trong quy trình;Tìm cách đơn giản hóa các hoạt động phức tạp;
Tìm kiếm những hình thức lãng phí phổ biến, chẳng hạn như:
Di chuyển sản phẩm/vật liệu không hiệu quả.Sử dụng thiết bị và con người không cần thiết.Giữ hàng tồn kho quá nhiều hoặc quá ít.Thực hiện kiểm tra chất lượng không hiệu quả.Dự trữ thành phẩm quá nhiều.Thêm các tính năng/hoạt động không tạo giá trị cho khách hàng.
Dưới đây là một số sáng kiến cải thiện quy trình trong ví dụ nêu ở trên:
Loại bỏ khâu phê duyệt dự phòng.Online hóa thông tin (bỏ bớt giấy tờ).Sắp xếp lại nhà kho.Nâng cấp phần mềm kiểm kê hàng tồn kho.
Bước 5: Lập kế hoạch để đạt được chuỗi giá trị mong muốn
Sau khi xác định mục tiêu, bạn có thể phát triển một kế hoạch thực hiện cụ thể. Tại bước này, bạn bắt đầu sử dụng các công cụ – như Kaizen, 5S, Kanban và Just In Time. Hãy nhớ, thời gian bạn đầu tư vào VSM sẽ chỉ thu lại được giá trị nếu kế hoạch của bạn được thực thi.
Các mẹo dưới đây sẽ giúp bạn:
Sử dụng bản đồ VSM để truyền tải mục tiêu.Trong nhóm thiết lập bản đồ VSM, cần có những người sẽ làm việc trực tiếp theo sơ đồ mới. Điều này giúp tăng sự tham gia.Nói chuyện thường xuyên về các hoạt động tinh giản và hiệu quả, giúp nó trở thành một phần trong văn hóa doanh nghiệp.Xem xét khen thưởng cho các đề xuất hiệu quả theo nhiều cách.
Bước 6: Thực hiện Kế hoạch
Nhiều kỹ thuật có thể được sử dụng, nhưng một trong những kỹ thuật phổ biến nhất chính là tổ chức các sự kiện kaizen, mỗi lần kéo dài khoảng một tuần. Chúng dần dần đưa bạn từ trạng thái hiện tại sang trạng thái tương lai.
Xem thêm: Surname Là Gì ? Cách Sử Dụng Surname Chính Xác Nhất Cách Sử Dụng Surname Chính Xác Nhất
Bước 7: Đánh giá Kết quả đạt được và Lặp lại quá trình
Những điểm chính
Bản đồ chuỗi giá trị VSM là công cụ trực quan thể hiện một quá trình hoạt động, nó cho thấy mối liên kết giữa các dòng chảy vật liệu và thông tin. VSM cung cấp một ngôn ngữ chung cho thành viên trong tổ chức sử dụng để trao đổi xem điều gì đang xảy ra và tại sao cần thay đổi điều gì đó?
Bằng cách làm việc thông qua quá VSM, bạn hiểu rõ hơn về các hoạt động trong công việc của mình liên kết với nhau ra sao và bạn sẽ có thể tạo ra một kế hoạch hành động nhằm loại bỏ lãng phí và cuối cùng là tăng lợi nhuận cho tổ chức.