Điều Phối Là Gì ? Và Công Việc Của Một Nhân Viên Điều Phối Và Công Việc Của Một Nhân Viên Điều Phối

2.5. Kỹ năng làm việc nhóm (teamwork)

Đây được xem là một kỹ năng bắt buộc, không phải chỉ đối với điều phối mà đối với hầu hết tất cả các lĩnh vực khác cũng cần phải có điều này. Để có thể lên kế hoạch và vận hành công việc, điều phối viên cần biết cách phối hợp với các đồng nghiệp khác, bộ phận khác. Để công việc diễn ra suôn sẻ, bạn không thể đặt cái tôi của mình lên quá cao, gây xích mích và mất đoàn kết giữa mọi người mà cần phải biết lắng nghe, ghi nhận ý kiến từ người khác. Công việc sẽ được hoàn thiện nếu như những người thực hiện nó có khả năng phối hợp nhuần nhuyễn với nhau trong cả quá trình.

2.6. Khả năng tiếp cận với những công nghệ mới

Công việc điều phối sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu có sự hỗ trợ của các hệ thống, phần mềm công nghệ. Thay vì thường xuyên phải họp và bàn bạc, điều phối viên có thể liên hệ với những người khác qua các ứng dụng trao đổi thông tin, hoặc gửi email cho đối tác thay vì phải liên tục phải gặp mặt.

Đối với điều phối viên ở một số lĩnh vực như tiếp thị, quảng cáo, thì biết cách sử dụng các trang mạng xã hội. Việc làm quen và hiểu được tính năng của các phần mềm mới này sẽ là điều quan trọng trong việc hỗ trợ và áp dụng thực tế giúp công việc điều phối dễ dàng hơn.

Việc làm vận tải – lái xe tại Hồ Chí Minh

3. Thế nào được xem là quy trình điều phối chuẩn

3.1. Các bước tiến hành một quy trình điều phối

Để tạo ra một quy trình chung về công việc điều phối còn phải phụ thuộc vào tính chất của công việc. Nhưng nhìn chung, tất cả các quy trình điều phối cần đều tuân theo một khung làm việc chuẩn.

Xem thêm: Vorname Là Gì – Vornamen Nghĩa Là Gì Trong Tiếng Đức

– Xác định mục tiêu, lập kế hoạch

Đầu tiên khi bắt đầu công việc điều phối, điều phối viên phải hiểu rõ công việc mà mình đang làm là gì, và mục tiêu mà mình đang nhắm tới là gì.

Ví dụ, đối với điều phối sự kiện, công việc ở đây bao gồm tất cả các khâu từ chuẩn bị tới thực hiện một sự kiện. Mục tiêu đặt ra là phải hoàn thành trong thời gian bao lâu, và phải đảm bảo hoàn thành tất cả nội dung chương trình của sự kiện.

– Lên kế hoạch chi tiết

Sau khi đã xác định được mục đích công việc và cái nhìn tổng quan về công việc sẽ diễn ra, bạn cần phải tạo ra một kế hoạch chi tiết để mọi người có thể hiểu và cũng thực hiện. Cụ thể ở đây, khi tổ chức một sự kiện, bạn cần phải có kế hoạch cho các giai đoạn trước, trong và sau sự kiện. Trước khi diễn ra sự kiện phải chuẩn bị những gì, trong quá trình diễn ra sự kiện phải đảm bảo những điều gì và sau khi kết thúc sự kiện sẽ phải thực hiện những công việc gì. Những điều này cần phải được lên kế hoạch rõ ràng trước khi tiến hành vận hành.

Để có thể hoàn thành điều này, điều phối viên có thể họp và xin ý kiến từ những đồng nghiệp khác, lắng nghe và tổng hợp ý kiến. Ngoài ra còn phụ thuộc vào tính chất và quy mô công việc để đưa ra kế hoạch phù hợp.

– Phân công và kiểm soát công việc

Trước khi bắt đầu công việc, điều phối viên sẽ phân công và hướng dẫn công việc cho tất cả các vị trí. Tuy nhiên, trước đó cần phải suy nghĩ tới những vấn đề có thể phát sinh trong quá trình làm việc. Nếu như gặp phải tình huống này thì phải xử lý như thế nào? Nếu như không có phương án xử lý phù hợp thì phải làm sao? Tất cả nên được chuẩn bị trước để trong quá trình tiến hành công việc sẽ không vì những vấn đề này khiến tất cả các bước khác bị gián đoạn.

3.2 Những công việc điều phối được tìm kiếm nhiều nhất hiện nay

3.2.1. Điều phối vận tải

Điều phối vận tải được cho là phù hợp hơn với phái mạnh vì đây là một công việc khác vất vả và cần dùng nhiều sức lực. Nhiệm vụ của công việc này bao gồm:

– Tiếp nhận thông tin đơn hàng từ các bộ phận khác sau đó tìm kiếm những đơn bị cung cấp xe, các loại xe phù hợp cho việc vận chuyển đơn hàng.

– Theo dõi quá trình vận chuyển đơn hàng để nếu xảy ra sự cố có thể nhanh chóng khắc phục.

– Giám sát, cập nhật tình trạng đơn hàng cho đơn vị của mình và phía khách hàng.

3.2.2. Điều phối sự kiện

Đây là công việc được rất nhiều các bạn trẻ tìm kiếm vì tính năng động và môi trường làm việc thoải mái. Tất cả các sự kiện nếu muốn được diễn ra suôn sẻ thì sự xuất hiện của điều phối viên là điều cực kỳ cần thiết. Tuy nhiên công việc này đòi hỏi bạn có khả năng giao tiếp tốt vi phải làm việc với nhiều người và nhiều loại đối tác khác nhau.

Ngoài ra, khả năng ứng biến và xử lý tình huống cũng đóng vai trò quan trọng. Tổ chức sự kiện chính là công việc có thể phát sinh nhiều sự cố nhất, và nếu không giải quyết kịp thời sẽ gây ảnh hưởng tới chất lượng công việc cũng như uy tín của những đơn vị tổ chức sự kiện đó. Điều phối sự kiện phải là người có khả năng chịu được áp lực cao, hoàn thiện deadline trong thời gian ngắn

Việc làm tổ chức sự kiện

3.2.3. Nhân viên điều phối kho

Công việc khi trở thành điều phối kho chính là quản lý tất cả các hàng hóa được nhập, xuất và giao nhận trong kho. Điều phối viên sẽ có nhiệm vụ điều phối nhân viên soạn hàng, sắp xếp, phân loại, vệ sinh, đóng gói, chuyển hàng lên xe tải,… Ngoài ra, điều phối viên cần phải cập nhật tình trạng kho mỗi ngày và các thông tin chính xác liên quan về mặt hàng, nhãn mác hàng, phân chia sắp xếp hàng hóa theo từng khu vực.

3.2.4. Nhân viên điều phối giao hàng

Với sự phát triển của các dịch vụ giao hàng như hiện này, thì điều phối giao hàng là một công việc cực kỳ quan trọng để đảm bảo hàng hóa đến tay khách hàng trong thời gian ngắn nhất.

Nhân viên điều phối giao hàng cần phải biết phân công đơn hàng cho nhân viên giao hàng và theo dõi quá trình giao hàng. Điều phối viên giao hàng phải chịu trách nhiệm về quản lý đội ngũ giao hàng, tiền giao hàng, khối lượng hàng, hàng hóa phải được giao theo đúng thời gian, địa điểm khách yêu cầu.

Xem thêm: Webgoat Là Gì Về Bảo Mật? Cài Đặt Webgoat Để Học Security Testing

Việc làm ô tô – xe máy