Thiết lập mục tiêu chính là bước đầu tiên để bạn thành công trong mọi khía cạnh của cuộc sống. Tuy nhiên rất ít người có thể thực sự hoàn thành được mục tiêu đó nếu không có kỹ năng và phương pháp phù hợp. Để trợ giúp bạn, có một phương thức mang tên mục tiêu SMART.
Đang xem: Time bound là gì, xác Định mục tiêu theo nguyên tắc smart
Dưới đây hãy cùng VNgocnhintangphat.com tìm hiểu cách thức hoạt động của nguyên tắc SMART, kèm theo một số mẹo và các ví dụ để giúp bạn thiết lập mục tiêu một cách hiệu quả!
Mục lục
1. Mục tiêu SMART là gì?Các thành phần của SMART2. Tại sao nên sử dụng nguyên tắc SMART?3. Hướng dẫn 5 bước thiết lập mục tiêu SMART4. Ví dụ hay nhất về phương pháp SMART5. Một số lưu ý cần biết khi sử dụng mô hình SMART
1. Mục tiêu SMART là gì?
Định nghĩa
Mục tiêu SMART là một hệ thống các tiêu chí và quy tắc giúp bạn xác định, thiết lập mục tiêu hiệu quả. SMART là viết tắt của Specific (cụ thể) – Measurable (đo lường) – Achievable (khả thi) – Relevant (liên quan) – Time bound (giới hạn thời gian).
Tháng 11/1981, George T. Doran lần đầu tiên sử dụng khái niệm mục tiêu SMART trên Tạp chí Quản lý. Tiếp theo, Giáo sư Robert S. Rubin (Đại học Saint Louis) đã viết về SMART và công bố qua kênh báo chí.
Đến năm 2003, Paul J. Meyer, một doanh nhân và là người sáng lập tổ chức Success Motivation International đã mô tả các đặc điểm của công cụ SMART trong cuốn sách: “Thái độ là tất cả.”
Mục tiêu SMART (Smart Goal hay Smart Objective) bao gồm 5 yếu tố, công thức cốt lõi.
Các thành phần của SMART
Mục tiêu SMART được viết tắt của các từ S, M, A, R, T. Cụ thể như sau:
S – Specific (Tính cụ thể)
Mục tiêu được đề ra phải có tính cụ thể, rõ ràng, tường minh, không gây nhầm lẫn.
Bạn có thể hình dung yếu tố cụ thể này như một điểm chỉ dẫn rõ ràng trên bản đồ. Khi bạn mở Google map lên, bạn nhập một địa chỉ cụ thể, rõ ràng và ứng dụng sẽ giúp bạn chỉ ra một con đường để đến đích.
S – Specific, tính cụ thể của mục tiêu SMART cũng như vậy. Và, chỉ khi có mục tiêu rõ ràng, cụ thể thì hiệu suất của nhân viên bạn mới gia tăng. Chúng ta không thể nỗ lực làm việc với hiệu suất cao nếu các mục tiêu công việc rất mơ hồ, khó hiểu.
Để xác định được mục tiêu cụ thể, phù hợp, bạn có thể đặt các câu hỏi như:
Tôi muốn đạt được điều gì? Kết quả cần hướng tới là gì? Tại sao mục tiêu này lại quan trọng? Những ai liên quan? Những nguồn lực hoặc giới hạn nào có liên quan?Khi nào cần đạt được mục tiêu?
M – Measurable (Tính đo lường)
Bạn đã bao giờ gặp trường hợp bối rối mỗi lần đến kỳ xét tăng lương thưởng cho nhân viên? Có thể kết quả lợi nhuận, doanh thu của công ty không thực sự tốt nhưng nhìn bản báo cáo, đánh giá của nhân viên thì ai cũng đã đạt hiệu suất làm việc cao, xứng đáng tăng lương. Xảy ra điều đó là do các mục tiêu công việc thiếu đi tính đo lường.
Ví dụ như nhân viên sáng tạo nội dung của bạn một tuần viết 5 bài chuẩn SEO cho website. Con số 5 đó là ít hay nhiều, là đã đạt chuẩn chưa? Tất cả các số liệu, các kết quả đạt được đều cần được đo lường để giúp đánh giá hiệu quả.
Mục tiêu SMART cũng cần có tính đo lường là vì vậy. Chỉ khi đo lường đúng, chúng ta mới có thể đánh giá được kết quả thực hiện mục tiêu chuẩn xác.
Bạn có thể đặt các câu hỏi để giúp xác định yếu tố đo lường như:
Bao nhiêu là hoàn thành?Làm thế nào tôi biết được khi nào mục tiêu được hoàn thành?Ngưỡng kết quả nào là đạt chuẩn?
A – Achievable (Tính khả thi)
Tính khả thi, có thể làm được, thực hiện được là yếu tố nhân viên của bạn rất quan tâm.
Nếu bạn là một người làm việc văn phòng và nhiều năm nay không vận động thể thao thì quãng đường chạy bộ 5km đã là một thử thách, nhưng có thể đạt được nếu cố gắng. Tuy nhiên, nếu quãng đường mục tiêu đề ra cho một người mới tập luyện là 42km thì đó là một thử thách bất khả thi. Việc chạy bộ cự ly Marathon 42km với một người mới bắt đầu chạy bộ chỉ làm tăng khả năng dính chấn thương và nghỉ chạy thời gian dài.
Tính khả thi ở đây cần xem xét từ cả góc độ nguồn lực công ty cũng như tiềm năng, năng lực chuyên môn, kinh nghiệm của nhân viên. Chúng ta cần giao đúng việc có thể thực hiện cho đúng người vào đúng thời điểm thích hợp.
Bạn có thể đặt ra các mục tiêu có tính khó khăn, thử thách hơn dành cho nhân viên của mình để giúp nhân viên phát triển nhiều hơn. Nhưng, thử thách đó vẫn cần nằm trong khoảng có thể thực hiện được.
Chúng ta có thể đặt ra các câu hỏi để xem xét tính khả thi của mục tiêu như:
Làm thế nào để team có thể hoàn thành mục tiêu này?Mục tiêu được đề ra thực tế ở mức nào?Công ty có đủ nguồn lực, khả năng để đạt được mục tiêu không?Công ty đang thiếu điều gì để đạt được mục tiêu?Những công ty ở quy mô tương đương đã từng làm thành công điều này trước đây không?
R – Relevant (Tính liên quan)
Trong quá trình phát triển, hoạt động của một công ty, chúng ta có thể đề ra rất nhiều mục tiêu khác nhau:
Mục tiêu của bộ phận: Kinh doanh, Nhân sự, Truyền thông…Mục tiêu của cá nhân: Lãnh đạo, quản lý cấp trung, nhân viên…
Tuy nhiên, tất cả các mục tiêu đề ra dù ở lĩnh vực hay cấp độ nào cũng cần có tính liên kết. Cụ thể ở đây là các mục tiêu cùng thẳng hàng, cùng hướng tới mục tiêu chung toàn công ty.
Ví dụ như mục tiêu toàn công ty trong cuối năm 2020 là tập trung cho thị trường nội địa thì tương ứng với đó là các mục tiêu của tất cả các phòng ban, bộ phận và nhân viên đều cần hướng tới mục tiêu chung này:
Phòng Kinh doanh tập trung giới thiệu, tiếp cận các khách hàng mục tiêu trong nước. Phòng tiếp thị tập trung tạo ra các thông điệp hướng tới khách hàng trong nước. Thậm chí, do tình hình dịch bệnh, khả năng xuất khẩu sản phẩm khó khăn thì nhân viên phụ trách mảng xuất khẩu có thể được điều chuyển hỗ trợ cho mảng phân phối sản phẩm trong nước…
Các câu hỏi giúp bạn xác định tính liên quan của mục tiêu như:
Mục tiêu có đáng giá để thực hiện? Đây có phải thời điểm thích hợp để thực hiện mục tiêu? Mục tiêu có phù hợp với các nỗ lực, nhu cầu của công ty? Mục tiêu có phù hợp với tình hình thị trường hiện nay?
T – Time-Bound (Giới hạn thời gian)
Có thể bạn vừa viết email giao việc cho nhân viên của mình. Ở cuối email chắc hẳn bạn cũng đã ghi chú rõ ràng công việc đó cần hoàn thành xong trước ngày bao nhiêu. Đó chính là yếu tố giới hạn thời gian của mục tiêu SMART.
Chúng ta cần giới hạn thời gian để tối ưu hóa hiệu suất làm việc của nhân viên; gia tăng doanh thu, lợi nhuận cho công ty; nắm bắt được các cơ hội… Giới hạn thời gian cũng góp phần giúp gia tăng sự cam kết, trách nhiệm của nhân viên khi thực hiện mục tiêu. Một mục tiêu đúng, người thực hiện đúng nhưng luôn trì hoãn về thời gian hoàn thành thì kết quả nhận được nhiều khi cũng đã không còn cần thiết nữa.
Bạn có thể đặt ra các câu hỏi để xác định yếu tố giới hạn thời gian của mục tiêu như:
Nhân viên của bạn có thể hoàn thành mục tiêu này trong bao lâu? Họ có thể đẩy nhanh tiến độ hơn không? Khi nào cần hoàn thành mục tiêu?Tôi có thể làm gì để hoàn thành mục tiêu trong 6 tháng sau, trong quý sau, trong tháng sau, trong tuần sau hay vào ngày mai?
2. Tại sao nên sử dụng nguyên tắc SMART?
Dưới đây là 7 lợi ích vượt trội của SMART giúp bạn phát huy được năng lực của bản thân, đạt được hiệu quả trong công việc một cách tối đa nhất:
2.1. Cụ thể hóa mục tiêu
Khi bước sang một quý làm việc mới, các doanh nghiệp thường “hào hứng” với các mục tiêu tham vọng nhưng nhiều khi các mục tiêu được thiết lập còn mơ hồ, khó thực hiện trong thực tế.
Nguyên lý SMART có thể giúp bạn cụ thể hóa mục tiêu, đo lường và đánh giá được mục tiêu đề ra. Khi bạn áp dụng 5 yếu tố của SMART, mục tiêu của bạn sẽ dần hiện ra như một bức tranh rõ ràng, cụ thể.
2.2. Đơn giản, dễ thực hiện
SMART thực sự đơn giản, dễ thực hiện và có thể áp dụng cho nhiều trường hợp công ty khác nhau. Dù công ty của bạn có hàng chục nghìn nhân sự hay chỉ khiêm tốn với vài chục nhân sự thì cũng đều có thể áp dụng được SMART.
SMART tập trung vào việc giúp bạn xây dựng, thiết lập và đo lường chính xác các mục tiêu đề ra. Năm tiêu chí của SMART bao gồm: “Cụ thể – Đo lường – Tính khả thi – Liên quan – Giới hạn thời gian” giống như những cột mốc chỉ dẫn rõ ràng giúp bạn xác định được mục tiêu cho công ty đúng hướng hơn.
2.3. Nhân viên tập trung, hiệu suất hơn
Với SMART, nhân viên của bạn sẽ làm việc tập trung và đem lại hiệu suất cao hơn. Mục tiêu là chìa khóa để đạt được thành công chung của tổ chức và SMART giúp bạn tìm được nhanh chóng hơn chiếc chìa khóa đúng cho vấn đề của mình.
Nhân viên của bạn sẽ làm việc để hướng tới, đạt được các mục tiêu cụ thể, rõ ràng hơn. Các kết quả làm việc của họ được đo lường, đánh giá chính xác. Họ có thể kết nối công việc và hiểu rõ những điều mình làm được đang đóng góp vào thành công chung của tổ chức. Công việc của họ có giới hạn thời gian, tuy có tạo cảm giác áp lực nhưng cũng giúp họ đạt được hiệu suất công việc tốt hơn.
Thực tế, nhiều doanh nghiệp muốn đạt được hiệu suất, kết quả làm việc tốt hơn bằng cách bắt nhân viên của mình làm việc nhiều thời gian hơn. Họ sẽ đánh giá cao những người ở lại văn phòng làm việc đến 7, 8 thậm chí 9 giờ tối:
Tuy nhiên, làm việc quá thời gian (OT) liên tục có phải là điều tốt với nhân viên và cả cho công ty của bạn?Cân bằng giữa công việc và cuộc sống mới là chìa khóa giúp nhân viên của bạn cảm thấy hạnh phúc. Thời gian nghỉ ngơi hợp lý cũng giúp nhân viên tái tạo năng lượng, khả năng sáng tạo để làm việc hiệu quả hơn vào ngày hôm sau.
Điều quan trọng để gia tăng hiệu suất công việc là gia tăng sự tập trung vào mục tiêu của nhân viên. Khi có được sự tập trung, nhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn, dù chỉ làm đúng thời gian quy định hoặc thậm chí ít hơn.
Với SMART, bạn có thể giúp nhân viên của mình làm việc thông minh hơn thay vì làm việc nhiều thời gian hơn.
SMART có thực sự cần thiết với doanh nghiệp của bạn?
2.4. Xác định mức độ phù hợp, chính xác của mục tiêu
Giữa bộn bề những điều cần phải làm cho công ty, bạn có đang cảm thấy choáng ngợp vì không biết nên sắp xếp ưu tiên làm điều gì trước? SMART có thể giúp bạn xác định mức độ phù hợp, chính xác và thứ tự ưu tiên thực hiện các mục tiêu.
Xem thêm: Uet Là Gì ? Universal Event Tracking Training
Qua các tiêu chí của SMART, trước hết, bạn sẽ loại bỏ được các mục tiêu không phù hợp với sự phát triển của công ty. Tiếp theo, bạn gia tăng việc thiết lập chính xác mục tiêu: Đúng việc, đúng người, đúng thời điểm.
Mặt khác, các mục tiêu SMART luôn có yếu tố giới hạn thời gian. Do đó, bạn có thể sắp xếp, ưu tiên làm trước các công việc có thời hạn gấp rút, cần thiết hơn.
2.5 Cải thiện khả năng đo lường mục tiêu
Mục tiêu đề ra và có vẻ như đã được hoàn thành. Nhiều khi bạn cũng mơ hồ về việc nhân viên của mình đã thực sự hoàn thành mục tiêu đề ra hay chưa. SMART có thể giúp bạn cải thiện khả năng đo lường mục tiêu.
Ngay từ khi thiết lập mục tiêu, SMART đã nhấn mạnh đến yếu tố đo lường. Nhân viên của bạn cần đạt kết quả gì? Họ cần hoàn thành ở ngưỡng nào? Kết quả nào mới được xem là đạt chuẩn? Tất cả các câu hỏi này đều đã được giải quyết ngay từ khi thiết lập mục tiêu với SMART.
2.6. “Mã nguồn mở” – không mất chi phí
SMART là một mô hình quản lý mục tiêu theo dạng “mã nguồn mở”. Điều đó có nghĩa là công ty của bạn có thể ứng dụng SMART mà không cần phải xin cấp phép, chứng nhận từ ai, từ tổ chức nào. Bạn cũng sẽ không phải mất một khoản chi phí nào khi áp dụng SMART cho công ty của mình.
2.7. Hướng đến mục tiêu toàn công ty
Yếu tố liên quan của SMART giúp công ty bạn dù có rất nhiều mục tiêu thì các mục tiêu này cũng đều hướng đến, cộng hưởng để giúp công ty đạt được mục tiêu chung.
Mọi mục tiêu dù ở lĩnh vực, bộ phận hay ở cấp độ nào cũng cần phải được soi chiếu, xem xét có liên quan với mục tiêu của công ty trong ngắn, trung và dài hạn hay không. Yếu tố liên quan như một sợi dây gắn kết giúp công ty của bạn gia tăng sức mạnh thực hiện các mục tiêu to lớn, khó khăn như một chỉnh thể chứ không phải với các nỗ lực đơn lẻ, rời rạc, không gắn kết.
3. Hướng dẫn 5 bước thiết lập mục tiêu SMART
Bước 1: Thiết lập mục tiêu với từ ngữ cụ thể
“Hoàn thành tốt công việc” không phải một mục tiêu được thiết lập với từ ngữ cụ thể. Thay vì đó, bạn có thể thiết lập mục tiêu như:
“Viết nội dung chuẩn SEO, đúng hạn, theo đúng outline”
“Hoàn thành tốt” là cụm từ rất mơ hồ. Như thế nào, ở mức nào thì đạt ngưỡng tốt? Bạn hãy tránh dẫn đến mơ hồ trong thực hiện mục tiêu bằng cách thiết lập mục tiêu SMART trước hết với ngôn từ thật cụ thể, rõ ràng, không gây nhầm lẫn.
Bước 2: Gắn mục tiêu với các yếu tố đo lường được
Mục tiêu SMART cần gắn với yếu tố đo lường được. Thực tế, có đo lường được thì bạn mới có thể đánh giá chuẩn xác tiến độ hoàn thành mục tiêu đang ở mức nào.
Tiếp nối ví dụ trên, chúng ta có thể gắn thêm yếu tố đo lường nhằm làm rõ mục tiêu như sau:
“Viết ít nhất 6 bài chuẩn SEO, đúng hạn, theo đúng outline”
Bước 3: Hướng đến mục tiêu thực tế
Sai lầm thường mắc phải khi đặt mục tiêu là đề ra số lượng quá ít hoặc quá nhiều, tính thử thách quá thấp hoặc quá cao. Khi mục tiêu quá ít thử thách, nhân viên của bạn dễ dàng đạt được và lâu dài sẽ không giúp họ có tiến bộ gì trong công việc cũng như kỹ năng chuyên môn. Khi mục tiêu quá thử thách, không thể đạt được, bạn sẽ chỉ khiến nhân viên của mình nản chí, làm việc đối phó, thậm chí bỏ cuộc và không tìm được lối thoát trong công việc quá áp lực.
Yếu tố thực tế ở đây cần được xem xét qua cả quá trình lịch sử công việc trước đó. Trước đây, nhân viên của bạn đã từng viết được 1 bài chuẩn SEO mỗi ngày. Trường hợp gấp rút, họ có thể tập trung và viết 3 bài SEO trong 2 ngày. Vậy, ngưỡng 6 bài chuẩn SEO cho mỗi tuần vừa không quá ít vừa không quá thử thách và có thể đạt được.
Một mục tiêu được đặt vừa tầm, đúng người, đúng lúc sẽ tạo cảm hứng cho công việc tiến triển mạnh mẽ. Điều quan trọng ở đây là bạn cần đặt mục tiêu phù hợp thực tế.
Bước 4: Xác định tính liên quan của mục tiêu
Công ty của bạn đang muốn gia tăng thứ hạng tìm kiếm từ khóa lên top 5 trên trang tìm kiếm Google. Vậy mục tiêu gia tăng số lượng bài viết chuẩn SEO là có liên quan đến mục tiêu chung của công ty.
Khi thiết lập mục tiêu cho nhân viên, bạn nên thường xuyên soi chiếu xem các mục tiêu đó có giúp ích gì cho việc hoàn thành mục tiêu toàn công ty hay không.
Vậy chúng ta sẽ có mục tiêu như sau:
“Viết ít nhất 6 bài chuẩn SEO, đúng hạn, theo đúng outline nhằm gia tăng thứ hạng website công ty với từ khóa “phần mềm nhân sự” lên top 5 trang tìm kiếm Google.”
Bước 5: Đặt mục tiêu trong một khung thời gian cụ thể
Bạn cần đặt mục tiêu SMART trong một khung thời gian cụ thể. Yếu tố thời hạn này sẽ giúp nhân viên của bạn hoàn thành công việc gắn với trách nhiệm và tiến độ cao hơn. Thời hạn cũng là một áp lực vừa đủ để nhân viên gia tăng hiệu suất công việc. Mặt khác, thời hạn góp phần tạo nên yếu tố ổn định trong kết quả đạt được của nhân viên.
Khi gắn với yếu tố khung thời gian cụ thể, mục tiêu SMART của chúng ta như sau:
“Viết ít nhất 6 bài chuẩn SEO, đúng hạn, theo đúng outline mỗi tuần, nhằm gia tăng thứ hạng website công ty với từ khóa “phần mềm nhân sự” lên top 5 trang tìm kiếm Google.”
Chúng ta có thể thiết lập mục tiêu SMART qua 5 bước ứng với 5 yếu tố của mô hình này.
4. Ví dụ hay nhất về phương pháp SMART
SMART có thể ứng dụng rất nhiều cho việc thiết lập mục tiêu của các công ty, cho công việc và cả các mục tiêu của cá nhân.
5. Một số lưu ý cần biết khi sử dụng mô hình SMART
Mô hình SMART tuy đơn giản, dễ sử dụng nhưng bạn cũng cần lưu ý để tránh thiết lập các mục tiêu không thích hợp.
5.1. Đảm bảo yếu tố linh hoạt của mục tiêu
Mục tiêu được thiết lập từ mô hình SMART sẽ được hướng theo mục tiêu chung toàn công ty. Vấn đề là mục tiêu toàn công ty của bạn thường khá ổn định trong khoảng thời gian 1 năm. Thông thường các công ty sẽ tổng kết năm cũ, cùng nhìn nhận lại các vấn đề và đặt mục tiêu cho năm tiếp theo. Mô hình SMART vì vậy có thể dẫn đến các mục tiêu có mức độ linh hoạt hạn chế.
Khi tình hình thực tế thay đổi, bạn cần xem xét lại mức độ ảnh hưởng đến mục tiêu toàn công ty. Nếu cần thiết, bạn hãy linh hoạt, nhanh chóng thích ứng, điều chỉnh lại các mục tiêu đã thiết lập với SMART.
Ví dụ:
Trước dịch bệnh, mục tiêu toàn công ty của bạn là tập trung cho xuất khẩu vào thị trường Mỹ và châu Âu. Khi dịch bệnh xảy ra, việc xuất khẩu gặp nhiều khó khăn thì bạn cần nhanh chóng điều chỉnh mục tiêu có thể là tập trung vào thị trường nội địa.
Các mục tiêu được thiết lập với SMART cũng sẽ điều chỉnh lại theo mục tiêu chung mới.
5.2. Xác định khung thời gian phù hợp
Khi bạn đề ra mục tiêu nhưng không xác định được khung thời gian thực hiện phù hợp, mục tiêu có thể bị xao nhãng hoặc thậm chí đi lệch hướng.
Thay vì nói: “Năm nay, chúng ta sẽ khởi động một chiến dịch lớn!”
Chúng ta có thể nói: “Trong quý I, chúng ta sẽ tập trung vào phát triển phần mềm để khởi động chiến dịch quảng bá trên diện rộng trong quý II.”
Các khoảng thời gian được xác định phù hợp cũng giúp bạn nhìn nhận, đánh giá được cụ thể, chính xác hơn những kết quả team đã đạt được. Chúng ta hãy tránh sai lầm đi quá xa bằng cách thường xuyên theo dõi, điều chỉnh các nỗ lực trong khoảng thời gian cụ thể.
5.3. Tham vấn ý kiến nhân viên
Mô hình SMART hướng tới việc thiết lập các mục tiêu có tính khả thi, có thể thực hiện được.
Để đảm bảo yếu tố này, ngoài việc xem lại lịch sử quá trình hoàn thành công việc, bạn nên tham vấn, đối thoại, lắng nghe ý kiến từ nhân viên của mình. Khi nhân viên có tiếng nói trong việc thiết lập mục tiêu, họ cũng sẽ gia tăng sự cam kết, nỗ lực hoàn thành mục tiêu.
Lời kết,
Qua phân tích ở trên, chúng ta đã hiểu mục tiêu SMART là gì? Tại sao nên sử dụng SMART? Cùng 5 bước thiết lập mục tiêu SMART, ví dụ cụ thể và xác định các lưu ý khi sử dụng mô hình SMART.
Xem thêm: Tai Vị Là Gì – Tài Vị Và Những Lưu Ý Khi Bố Trí Tài Vị
Nhìn chung SMART đơn giản, dễ sử dụng và có thể áp dụng ngay vào quản trị doanh nghiệp của đa dạng các mô hình công ty, không phân biệt công ty quy mô lớn, vừa hay nhỏ. Bạn cũng có thể áp dụng ngay SMART cho những mục tiêu phát triển cá nhân của mình.
Cụ thể, đo lường, khả thi, liên quan, giới hạn thời gian là những chỉ dấu quan trọng để bạn thiết lập các mục tiêu đúng hơn, hiệu quả hơn. VNgocnhintangphat.com chúc bạn luôn thiết lập và hoàn thành được các mục tiêu hiệu quả với SMART!